Trang trí chi tiết phòng sự kiện

Trang trí

Vật trang trí giữa bàn

  • Có hai điểm cần chú ý khi quyết định sử dụng vật trang trí giữa bàn là: phải bảo đảm khách có thể nhìn thấy mặt nhau và tạo nên ấn tượng, gây sự chú ý của khách.
  • Hãy sử dụng vật trang trí có kích thước đủ nhỏ để khách có thể nhìn thấy người ngồi đối diện phía bên kia bàn.
  • Có thể đặt những vật này lên các bệ trống thấp hoặc giương cao. Cần phải thử nghiệm trước để kiểm tra đánh giá xem có đáp ứng yêu cầu không?
  • Các vật trang trí có thể đa dạng từ rẻ và đơn giản cho tới rất đắt và tinh vi. Có thể là một hàng hóa phong lan hoặc giống hoa lai miền nhiệt đới hoặc chỉ là một bông hồng lý tưởng.
  • Các vật trang trí có thể rất đẹp, giàu trí tưởng tượng, tương tác với nhau, vui nhộn, thơ mộng.
  • Nhà tổ chức có thể tạo ra vật trang trí ấn tượng bằng cách chọn màu sắc, một loại hoa. Thay đổi chiều cao và chiều rộng của cách bố trí để tăng thêm sự chú ý.
  • Hãy chú ý tới tính ưu việt của các vật trang trí chọn lựa bố trí sao cho chúng cộng hưởng lẫn nhau cùng phát huy tác dụng tích cực của chúng.
  • Chẳng hạn chọn cách phân loại hoa, hãy chú ý xem xét không chỉ việc chúng trông như thế mà còn hiệu quả chung của hương thơm kết hợp.

Trang trí chi tiết phòng sự kiện

1.Trang trí đặc biệt trong nhà

  • Những vật trang trí như pháo hoa, pháo trang kim, pháo khói và thiết bị phun khói màu v.v….có thể rất nguy hiểm.
  • Bất cứ thứ gì liên quan tới nhiệt, lửa, pháo hoa….trong nhà cần được đặc biệt chú ý. Nên biết những rủi ro và phải bảo hiểm, phải có giấy phép và những quy chế về an toàn mà bạn cần.
  • Khi khách đã ngồi vào vị trí và đặt các thứ lên mặt bàn, nhà tổ chức sẽ không kiểm soát được những thứ có thể dựa vào vật dụng nhiệt,
  • Do vậy, hãy cân nhắc trong việc sử dụng các vật dụng này.

2.Thời gian giao nhận vật trang trí

  • Đối với vật trang trí là sinh vật cảnh cần chú ý và có kế hoạch chi tiết. Hãy tìm hiểu từ cửa hàng bán hoa xem thời gian giao hàng hợp lý nhất vào khi nào.
  • Cần tính toán xác định thời gian hoa nở hoàn toàn và ở trạng thái đẹp nhất. Hãy chú ý sử dụng các biện pháp kỹ thuật và chế độ chăm sóc đặc biệt cho hoa nở đúng vào thời gian dự kiến.
Trang trí chi tiết phòng sự kiện, những lưu ý đặc biệt
Trang trí chi tiết phòng sự kiện, những lưu ý đặc biệt

Nhìn chung, khi gặp sự cố sẽ khó có điều kiện thuận lợi để triển khai các giải pháp dự phòng. Chẳng hạn: yêu cầu hoa trắng tinh khiết, phía nhà hàng cung cấp chỉ cung cấp được hoa trắng có nhụy vàng thôi, không còn thời gian tìm laoij hoa khác thay thế.

3.Vật trang trí dự phòng

  • Cần có vật trang trí giữa bàn dự phòng cho trường hợp số khách tăng hơn danh sách khách mời. Có rất nhiều khách dự sự kiện mời người thân của mình tới dự các buổi tiệc chiêu đãi hoặc liên hoan văn nghệ.
  • Việc này gây nhiều khó khăn cho nhà tổ chức và bị động trong công tác trang trí, phục vụ.
  • Việc biết trước có thêm khách mời là rất quan trọng vì sức chứa của phòng có thể không cho phép tiếp thêm khách và có thể không đủ thức ăn để phục vụ số người tăng thêm.
  • Khách của bạn phải báo trước nếu có bất kỳ thay đổi gì. Nhà tổ chức sự kiện có trách nhiệm báo cho khách về sức chứa của phòng, quy định và ảnh hưởng của những vị khách mời vào giây phút chót.
Trang trí chi tiết phòng sự kiện
Trang trí chi tiết phòng sự kiện
  • Thu hồi và bảo quản vật trang trí: Cần nhớ là phải thu hồi lại vật trang trí giữa bàn vào cuối buổi tối.
  • Nếu vật trang trí đi thuê sẽ phải trả lại chủ sau khi sự kiện kết thúc, nếu không phải trả lại thì có thể tái sử dụng chúng vào các sự kiện khác.

 

Quay phim trong sự kiện

Quay phim

Mục đích quay phim

  • Cần xác định rõ mục đích của việc quay phim. Quay phim với nhiều mục đích khác nhau. Mỗi mục đích cụ thể sẽ chi phối nội dung phim, thời lượng và hình ảnh phim.
  • Quay phim nhằm quảng cáo cho nhà tổ chức hoặc chủ sở hữu sự kiện, quảng cáo cho nhà tài trợ.
  • Quay phim nhằm đưa tin sự kiện, sự kiện danh tiếng có ý nghĩa xã hội, quay phim làm tài liệu lưu trữ cho công ty sau này, v.v….

2.Ngân sách dành cho quay phim

  • Quay phim đòi hỏi chi phí lớn, do vậy nhà tổ chức phải quan tâm ngay tới ngân sách. Cần tính toán xem ngân sách có cho phép thực hiện quay phim không?
  • Đối với sự kiện gây quỹ, ngân sách tài trợ thì việc quay phim là khó thực hiện. Ngân sách chi phối mục đích quay phim, phương thức thực hiện, cảnh quay và trình độ nghệ thuật phim.
  • Tùy mức ngân sách mà nhà tổ chức có thể làm phim đưa tin quảng cáo, đưa tin truyền hình, tiểu phẩm hoặc phóng sự truyền hình.
  • Những loại phim trên có thời lượng, nội dung và hình ảnh khác nhau.
  • Nếu yêu cầu phim chất lượng cao, phải có trình độ nghệ thuật. Đòi hỏi người quay phải có kỹ năng cao và phải có trang thiết bị chuyên dụng hiện đại.
  • Vấn đề này không hề đơn giản. Những chuyên gia quay phim có trình độ không nhiều, các thiết bị chuyên dụng hiện đại cũng không phổ biến.
  • Do vậy để thuê được chuyên gia và thiết bị quay phim chất lượng cao không những tốn nhiều ngân sách mà còn mất nhiều thời gian và công sức.
Quay phim nhằm quảng cáo cho nhà tổ chức hoặc chủ sở hữu sự kiện
Quay phim nhằm quảng cáo cho nhà tổ chức hoặc chủ sở hữu sự kiện

Quay phim trong sự kiện

1.Số lượng chuyên gia quay phim

  • Quay phim dù với mục đích sử dụng nào cũng không thể một người. Yêu cầu phim chất lượng và bảo đảm được tính nghệ thuật đòi hỏi phải có một số chuyên gia bấm máy với góc độ và cảnh quay khác nhau cùng với một số người phục vụ chuyên nghiệp.
  • Nhiều người cầm máy sẽ quay được nhiều cảnh khác nhau, sẽ có nhiều khuôn hình đẹp cần cho sự kiện.
  • Nhiều người cầm máy sẽ đi vào nhiều lĩnh vực khác nhau của hoạt động sự kiện, sẽ thể hiện những gì cần thể hiện, sẽ có nhiều cảnh để chọn

2.Kịch bản, biên tập

  • Quay phim dưới hình thức nào cũng phải có kịch bản trước. Từ quảng cáo trên truyền hình với thời lượng 30 giây tới phim quảng cáo dài hàng hàng giờ đồng hồ với nhiều tập.
  • Nhà tổ chức sự kiện cần làm việc trước với đạo diễn để có được kịch bản. Kịch bản phải giải quyết được những yêu cầu đặt ra đối với phim, phải thể hiện được chủ đề của nhà tổ chức.
  • Kịch bản phải được sự chấp thuận của nhà tổ chức sự kiện, sau đó mới tiến hành quay. Đạo diễn và các chuyên gia bấm máy, nhân viên phục vụ theo lịch trình thực hiện.
Quay phim trong sự kiện
Quay phim trong sự kiện
  • Biên tập phim thuộc về công việc chuyên môn nghiệp vụ, do đạo diễn đảm nhận, phim biên tập phải đảm bảo tính pháp lý và tính văn hóa nghệ thuật, không gây phản cảm trong công chúng.
  • Phim biên tập xong cần phải chỉnh duyệt trước nhà tổ chức theo những yêu cầu và nội dung như đã đề cập.
  • Nếu còn vi phạm về những quy chế, luật pháp hoặc chưa thể hiện được nội dung và giải quyết được những vấn đề đặt ra ban đầu, phải tiến hành chỉnh sửa biên tập lại.

Chụp ảnh trong sự kiện

Chụp ảnh

1.Khâu chuẩn bị

  • Nếu tổ chức sự kiện tại địa điểm cụ thể nào đó, nhà tổ chức cần chuẩn bị trước tại đó mọi thứ đã sẵn sàng.
  • Phải lên kế hoạch chi tiết cho việc chụp ảnh, các cảnh chụp nào phải đón bắt. Tuy vậy, nhà tổ chức vẫn cần có kế hoạch dự phòng để chủ động ứng xử khi sự cố xảy ra.

2.Số lượng thợ chụp ảnh

  • Số thợ chụp ảnh cần huy động phụ thuộc vào yêu cầu của sự kiện và mục tiêu sự kiện đặt ra.
  • Có thể chụp ảnh theo truyền thống. Đó là yêu cầu thợ chụp ảnh đứng cố định ở trung tâm để chụp những khách mời nổi tiếng.
  • Thợ chụp riêng của sự kiện, không bị kéo đi các nơi theo yêu cầu của khách. Thợ chụp ảnh phải chụp được những bức ảnh vừa phục vụ trước mắt của sự kiện, vừa đáp ứng những mục tiêu marketing của nhà tổ chức, đặc biệt là những bức ảnh giữ nhà tài trợ với những ngôi sao nổi tiếng nhằm tranh thủ sự thiện cảm của họ.
  • Thợ chụp ảnh theo phong cách nhà báo đó là chụp mọi thứ diễn ra trong sự kiện. Hơn nữa phong cách này cho phép phóng viên có thể tự do lựa chọn và cơ động theo yêu cầu tình thế sự kiện diễn ra.
  • Cần lưu ý là trong mọi trường hợp phải có đủ thợ chụp đảm nhận các khu vực, các công việc sự kiện khác nhau, và có thể hỗ trợ nhau khi một người có sự cố.
  • Hơn nữa, nhà tổ chức cần có thợ chụp ảnh của riêng sự kiện cho dù các cơ quan thông tấn báo chí có quan tâm đưa tin về sự kiện và họ cũng bố trí phóng viên nhiếp ảnh có mặt tại sự kiện để làm nhiệm vụ.
  • Có thể bỏ lỡ cơ hội chụp hình quý giá nếu không có đủ số thợ chụp hình. Đối với một buổi lễ gây quỹ, một tấm ảnh nổi tiếng có thể mang lại một giá trị rất lớn và có hiệu quả trong quảng cáo.
  • Hãy hình dung những gì sẽ diễn ra khi một ngôi sao điện ảnh nổi tiếng đi vào chỉ để chào một lần và cơ hội chụp hình bị lỡ vì thợ chụp hình đang vướng ở chỗ khác của sự kiện, giây phú đó không lặp lại.
  • Ảnh của nhà tài trợ với ngôi sao đã không chụp được, sẽ khó cho nhà tổ chức mời tài trợ tiếp năm sau.
Chuẩn bị kỹ lượng về thợ chụp ảnh trong sự kiện
Chuẩn bị kỹ lượng về thợ chụp ảnh trong sự kiện

3.Thời gian làm việc của thợ chụp ảnh

  • Yêu cầu chụp hình trước khi sự kiện diễn ra để thấy rõ cảnh bố trí sắp đặt và trang trí căn phòng.
  • Hơn nữa, thợ chụp ảnh phải ở lại để chụp ảnh những bài diễn văn cuối cùng hoặc chụp ảnh những người đoạt giải khi trao giải thưởng, v.v…..
  • Có thể bố trí những khoảng thời gian đã định trước cho họ. Tuy nhiên trong nhiều sự kiện, thợ chụp ảnh phải thường trực suốt thời gian diễn ra sự kiện.
  • Việc quyết định cụ thể phải căn cứ vào loại sự kiện, vào tiềm lực ngân sách của doanh nghiệp.

4.In ảnh, kích thước và số lượng

  • Trước hết, người tổ chức phải xem sử dụng vào việc gì và chọn thế nào được coi là ảnh tốt. Ảnh sẽ được gửi tới giới truyền thông dùng trong bản tin nội bộ công ty hay trong cuộc họp với nhân viên?
  • Cũng có thể ảnh sẽ được in và gửi tới từng người hoặc treo ở nơi công cộng trong công ty.
  • Nhà tổ chức cũng cần tính toán kích cỡ và số lượng tương ứng từng cỡ ảnh cần thiết.
  • Ảnh thường được in và lồng vào khung, nếu thời gian cho phép sẽ làm thành gói quà và chia tay vào cuối buổi sự kiện.
  • Hãy mua khung ảnh và anblum trước để biết chính xác kích thước tấm ảnh.Việc yêu cầu rửa ảnh theo kích cỡ phù hợp với khung, ablum dễ hơn so với cố gắng tìm mua khung ảnh khớp với ảnh.
Chụp ảnh trong sự kiện
Chụp ảnh trong sự kiện

5.Kiểu ảnh

  • Nơi tổ chức có những địa điểm lý tưởng cho việc chụp ảnh không? Khi nghiên cứu địa điểm, nhà tổ chức sự kiện hãy nghĩ đến những vị trí được các kiểu ảnh sẽ chụp.
  • Hãy quan sát từng khu vực cụ thể với vị trí thợ chụp ảnh để hoàn thiện bổ sung cảnh sẽ chụp.
  • Cần phải có con mắt chuyên nghiệp để tìm kiếm cảnh chụp và nhờ thợ ảnh cố vấn thêm, chụp đứng máy hay ngang máy cũng là vấn đề nghệ thuật phải chú ý.

Thiết bị cho các chương trình giải trí

Thiết bị cho các chương trình giải trí

1.Thời gian chuyển thiết b ị và lắp đặt

  • Thời gian chuyển thiết bị cần xác định chính xác thời gian nhà cung cấp chuyển thiết bị tới phải đủ sớm nhằm đảm bảo thời gian lắp đặt an toàn, chính xác.
  • Phải xem xét cách thức mang các thiết bị và phương tiện chuyên chở, có cần bố trí chỗ đỗ xe đặc biệt để dỡ hàng không?
  • Thời gian lắp đặt bao lâu? Có ảnh hưởng tới thời gian khai mạc sự kiện không?
  • Ngoài ra nhà tổ chức cũng cần tính đến những vấn đề sau: Lắp đặt thiết bị do bên cung cấp hay do nhà tổ chức đảm nhận?
  • Khi nào lắp đặt, khi nào hiệu chỉnh, v.v…? Việc chuyển thiết bị vào vị trí gặp những trở ngại gì ( hành lang hẹp, không có thang máy, cửa ra vào thấp, v.v…) và giải pháp khắc phục như thế nào?
  • Một vấn đến quan trọng khác là tình trạng thiết bị. Nhà tổ chức cần biết rõ các thiết bị trước đã từng hoạt động qua chưa?
  • Nếu chưa hãy lên lịch kiểm tra tại chỗ, sửa chữa kịp thời hoặc đổi thiết bị nếu phát hiện hỏng hóc.
  • Tất cả mọi thiết bị phải đảm bảo sẵn sàng trước khi bắt đầu trang trí và xếp bàn ghế. Điều này là cần thiết nhằm đảm bảo sự hài hòa giữa thiết bị với các vật dụng nội thất khác.
Thời gian chuyển thiết bị và lắp đặt  tại nơi diễn ra sự kiện
Thời gian chuyển thiết bị và lắp đặt tại nơi diễn ra sự kiện

2.Quá trình lắp đặt

  • Ai lắp đặt. Trong quá trình lắp đặt, cần tuân thủ những yêu cầu đặc biệt cho bốc dỡ, lắp đặt thiết bị.
  • Nhà tổ chức cần làm việc cụ thể với phía cung cấp thiết bị xem có những yêu cầu đặc biệt gì đối với bốc dỡ và lắp đặt thiết bị.
  • Những yêu cầu đó gắn liền với những công cụ chuyên dụng như thế nào? Cần những công cụ chuyên dụng gì?
  • Yêu cầu bốc xếp có gì đặc biệt? Việc lắp đặt đòi hỏi bắt buộc những gì? Những thiết bị và công cụ chuyên dụng nào phải thuê?
  • Khả năng vận hành và các công cụ thiết bị tới đâu? Phải cân nhắc trong việc sử dụng thiết bị vì chi phí cho hoạt động này rất lớn và khó kiểm tra.
  • Phải nắm được trọng lượng và kích thước của thiết bị chuyển đến và tìm hiểu tất cả các yêu cầu về thiết bị có sự vận chuyển hợp lý.
Thiết bị cho các chương trình giải trí
Thiết bị cho các chương trình giải trí
  • Hãy nghiên cứu, có thể dán biểu tượng công ty vào các thiết bị, công cụ phục vụ cho các hoạt động vui chơi giải trí.
  • Phải kiểm tra chi tiết các hình vẽ, các câu khẩu hiệu, có hình ảnh hoặc từ ngữ nào gây phản cảm không.

Hoạt động giải trí, loại dịch vụ giải trí

Hoạt động giải trí, loại dịch vụ giải trí

Loại dịch vụ giải trí

1.Chọn dịch vụ giải trí

  • Nhà tổ chức cần xem xét và cân nhắc xem có cần các hoạt động vui chơi giải trí không? Loại nào sẽ thích hợp. Muốn vậy nhà tổ chức phải lưu ý những vấn đề sau:
  • Phải biết rõ về khán giả. Loại hoạt động vui chơi giải trí thích hợp với độ tuổi nào?
  • Các nhóm độ tuổi khác phù hợp tới đâu? Cần phải có đủ chương trình giải trí phù hợp với các nhóm tuổi.
  • Cần có sự chỉ đạo chặt chẽ với các diễn viên, nhạc công và người dẫn chương trình.
  • Lập kế hoạch chi tiết cho hoạt động giải trí trong sự kiện.Cần đưa ra một lịch trình chi tiết cho các sự kiện, liệt kê tất cả các mục diễn ra trên sân khấu thứ tự theo thời gian.
  • Kiểm tra người dẫn chương trình, âm thanh, ánh sáng và sự kiện diễn ra trên màn chiếu.
  • Ngoài ra nhà tổ chức cần phải hiểu rõ về những hoạt động giải trí trong sự kiện. Một số loại hoạt động giải trí thường được sử dụng rơi vào các hoạt động văn hóa, nghệ thuật, thể thao, v.v….chẳng hạn như trò chơi dây chuyền, ca nhạc, nhào lộn, múa hát, hài, hợp xướng nhà thờ, ảo thuật, khiểu vũ, lắc vòng, cờ người, món ăn tráng miệng, ca vũ dân tộc, súc sắc, ca nhạc đồng quê, pháo hoa hoặc bông giấy v.v….
  • Hãy tìm những trò vui nhộn, mới mẻ và sẵn có trong khu vực. Chương trình giải trí tại chỗ làm nổi bật sự kiện với vai trò là một chương trình khởi động tuyệt vời.

2.Thời gian diễn tập

  • Thời gian thực hiện chương trình giải trí hay ngắn, lịch trình như thế nào yêu cầu nhà tổ chức phải nắm được.
  • Các hoạt động vui chơi giải trí có thể bố trí đầu, cuối hoặc xen kẽ trong sự kiện. Cần lên kế hoạch để âm nhạc hoặc giải trí bắt đầu hoạt động tối thiểu 15 phút trước giờ khách được mời đến, như vậy họ sẽ được đón chào bằng không khí sôi động, vui vẻ.
  • Nếu sự kiện diễn ra trong thời gian dài với nhiều hoạt động sự kiện khác nhau, cần bố trí xen kẽ các hoạt động vui chơi giải trí nhằm làm thay đổi trạng thái tâm lý, làm không khí sôi động, tăng hiệu quả làm việc của khách tham dự.
Dịch vụ giải trí nghệ thuật được diễn ra phổ biến trong mỗi sự kiện hiện nay
Dịch vụ giải trí nghệ thuật được diễn ra phổ biến trong mỗi sự kiện hiện nay
  • Hoạt động giải trí còn được bố trí khi sự kiện kết thúc tùy theo từng loại sự kiện và khả năng ngân sách.
  • Cuối sự kiện thường có các chương trình nghe nhìn, chiêu đãi tiệc Cocktail vào các buổi tối và có thể kéo dài tới tận khuya với các chương trình văn nghệ được bổ sung.
  • Nhà tổ chức cũng cần nghiên cứu kỹ và theo sát các hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ giải trí. Thời gian có thể tăng lên ngoài kế hoạch.
  • Việc duy trì kế hoạch, chương trình giải trí theo hợp đồng là tối quan trọng và luôn được chấp hành.
  • Tuy nhiên, có những trường do yêu cầu của khách tham dự, các diễn viên phải thêm thời gian biểu diễn khi sự kiện đang lên cao trào.
  • Các diễn viên phải trình diễn lại tiết mục khi rất được hâm mộ hoặc bổ sung tiếp khi được ưu ái, v.v..
  • Trong những trường hợp đó, nhà tổ chức cần phải có dự kiến trước kế hoạch của mình và có quyết định ngay khi tình huống xuất hiện.
  • Thời gian diễn tập cần được bố trí lịch chi tiết. Diễn tập giúp nhà tổ chức kiểm tra, xem xét lại kịch bản của mình và cũng là kiểm tra kết quả các công việc chuẩn bị.
Hoạt động giải trí, loại dịch vụ giải trí
Hoạt động giải trí, loại dịch vụ giải trí diễn ra trong sự kiện
  • Qua diễn tập sẽ phát hiện được các khiếm khuyết cần hoàn thiện. Kiểm tra lại các trang thiết bị và các yếu tố cấu thành các dịch vụ cung ứng của các nhà cung cấp.
  • Diễn tập có thể được tiến hành với từng bộ phận, từng công việc giải trí và sau đó phải bố trí thời gian duyệt hay diễn biến tổng hợp duy trì mối quan hệ đồng bộ giữa hoạt động vui chơi giải trí với các lĩnh vực và trình tự các công việc đã được sắp đặt theo kịch bản.

Bố trí nhân viên và đón tiếp khách tại nơi ăn

Bố trí nhân viên và đón tiếp khách tại nơi ăn

1.Kiểm tra bố trí không gian

  • Nhà tổ chức cần phải kiểm tra mức độ thích hợp với không gian nơi thực hiện các bữa ăn. Số lượng bàn ăn phục thuộc vào diện tích lớn nhỏ của địa điểm tổ chức tiệc.
  • Cần có bố trí bàn sao cho mọi người đều cảm thấy thoải mái, thông thoáng, tránh gây ách tắc, làm mọi người cảm thấy bức xúc.
  • Trong bàn ăn cũng tương tự, chẳng hạn mỗi bàn có thể bố trí 10 người nhưng bố trí 8-9 người khách sẽ thoải mái song phải có nhiều bàn hơn và chi phí tăng hơn.
  • Khi tính toán số người cho một bàn và lựa chọn kích cỡ bàn phù hợp, bạn có thể tham khảo những thông số sau cho 1 bàn tiệc.

1.1:Sắc màu

  • Sắc màu của tường, thảm, bàn, ghế, khăn trải bàn, khăn ăn, ly, cốc, bát đĩa, đồ ăn phải hài hòa và gây được những ấn tượng.
  • Nếu chọn nền cho sự kiện là màu đen và màu trắng thì sẽ không bày cốc màu xanh, phải chọn đồ ăn phù hợp với cảnh nền của sự kiện.
  • Hãy hình dung ra mọi thứ và tìm giải pháp để thu hút sự chú ý của khách vào sắc màu của buổi tiệc.

1.2: Nhân viên phục vụ

  • Nhân viên phục vụ phải được huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn. Nhân viên phải  hiểu việc và thạo việc, đặc biệt nhân viên phải có hành vi ứng xử văn hóa, nói năng lịch sự và tôn trọng khách.
  • Cần có sự phân biệt nhân viên phục vụ ăn uống và nhân viên quán bar để khách dễ giao tiếp.
Kiểm tra bố trí không gian nơi  khách ăn uống
Kiểm tra bố trí không gian nơi khách ăn uống
  • Hãy thông báo tới các nhân viên của mình, những người cung cấp, những người tình nguyện, nhân viên tại địa điểm biết khi nào thì sự kiện bắt đầu và những yêu cầu về phía họ ( ăn mặc, cách giao tiếp, lối ứng xử ).
  • Nhân viên phục vụ là một phần rất quan trọng góp phần lớn đến thành công của sự kiện nên hãy coi họ là một phần của sự kiện đó.
  • Cần có sự khuyến khích đối với nhân viên phục vụ để tạo nên sự kiện thành công. Thông tin và giao tiếp là những điểm quan trọng để tạo nên một sự kiện hoàn hảo.
  • Tất cả các thông tin về khách, về sự kiện sẽ giúp ích rất nhiều cho người quản lý và nhân viên phục vụ có thể luôn sẵn sàng để thực hiện tốt nhất nhiệm vụ của họ trong hoạt động sự kiện. Số lượng nhân viên phụ thuộc vào tầm mức sự kiện.

2.Tiếp đón tại bữa ăn

2.1:Chuẩn bị trước

  • Yêu cầu phải chuẩn bị trước công việc tiếp đón, phải có kịch bản chi tiết hoạt động phục vụ tiếp đón khách, đặc biêt đối với khách VIP.
  • Từ bàn ghế, lối vào cho tới màu sắc vật dụng đều phải quan tâm. Cần chú ý đối với những nền văn hóa khác nhau, thậm chi màu sắc, biển tên của từng người đánh vần phát âm có vấn đề gì phải quan tâm, số lượng và màu sắc hoa trên bàn có gì phải thay đổi?
  • Có thể là bình thường đối với người tổ chức song lại là nặng nề đối với khách có nền văn hóa khắc.

2.2:Tin tưởng và tôn trọng khách

  • Tôn trọng những phong tục tập quán, những tín ngưỡng tôn giáo. Phải luôn tìm hiểu kỹ hơn về phong tục tập quán và đức tin những điều kiêng kỵ của người khác.
  • Trên cơ sở đó mà điều chỉnh hành vi phục vụ trong hoạt động sự kiện. Đây là vấn đề cơ bản của giao tiếp giữa các nền văn hóa khác nhau.
  • Ngưỡng văn hóa của các nền văn hóa quy định suy nghĩ, tình cảm, cách cư xử hành vi của từng con người trong nền văn hóa đó.
Bố trí nhân viên và đón tiếp khách tại nơi ăn
Bố trí nhân viên và đón tiếp khách tại nơi ăn
  • Tôn trọng khách, ứng xử văn hóa không có nghĩa là tuân thủ mọi yêu cầu của khách. Trước hết phải xem khách là những người nào, trong tình trạng nào và yêu cầu của họ là gì? có phù hợp với sự kiện không.

Chẳng hạn trường hợp khách mời quá say gây lộn xộn hoặc muốn đem đồ uống về phòng, v.v……những trường hợp như vậy thật khó chấp nhận và cách giải quyết tốt nhất là dựa trên những quy chế, quy tắc đã có và phải nhờ đến nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp hay cảnh sát thực hiện.

 

 

Các bữa ăn

Bữa sáng có rất nhiều sự lựa chọn bữa ăn sáng cho các buổi họp, hội thảo, hội nghị hay các buổi quảng cáo, giới thiệu hàng hóa.

Các bữa ăn

1.Bữa ăn sáng tự chọn:

  • Tổ chức bữa ăn tự chọn để mọi người cùng nhau ăn và có cơ hội trao đổi thảo luận trong bữa ăn.
  • Có thể sắp xếp món ăn theo 2 dãy hoặc nhiều hơn với các món ăn giống nhau sao cho mọi người có thể chọn món ăn đồng thời.
  • Nếu bố trí vị trí phục vụ thì nên bố trí nhiều hơn một vị trí phục vụ thức ăn sao cho mọi người không phải đứng xếp hàng chờ nhận món ăn của mình.
  • Nếu bố trí các suất ăn cố định, nhà tổ chức cần bảo đảm đủ nhân viên phục vụ. Để hạn chế số người chờ đợi nên tách riêng các món ăn phụ như nước hoa quả, các loại ngũ cốc và món tráng miệng hay cà phê ra khỏi các món chính.

2.Đồ dùng để đựng món ăn

  • Thận trọng trong việc bố trí sắp xếp các vị trí để tránh tình trạng đông đúc chật chội. Đối với sự kiện được tổ chức ở các vùng nhiệt đới hãy chú ý bảo quản món ăn ở nhiệt độ thích hợp, không nên để thức ăn ở ngoài quá lâu và phải có quạt hoặc các thiết bị khác đuổi ruồi, côn trùng, chim xâm phạm.
  • Thông thường, khách sạn sẽ đưa ra nhiều sự lựa chọn về giá cả cho các bữa ăn tự chọn, song yêu cầu nhà tổ chức phải nắm được những thông tin cần thiết và hiểu được phương pháp xác định mức giá đó của khách sạn, phải năm được những thông tin cần thiết và hiểu được phương pháp xác định mức giá đó của khách sạn.
  • Nhà tổ chức cần biết chi phí tối thiểu cho việc sắp đặt một bữa ăn tự chọn là bao nhiêu.
  • Cách tính của khách sạn cho các bữa ăn thường là 50 người và có thể phải chịu các chi phí phụ thêm nếu số lượng không đủ 50 người.
  • Chi phí phụ thêm sẽ tính cho những món chế biến đơn lẻ như trứng ốp, các loại bánh tráng, bánh ngọt hay căt thịt hun khói cho các bữa sáng, v.v…
  • Ở một số địa phương có ít sự lựa chọn đối với các món ăn tự chọn hãy xem xét chuyển sang các phần món ăn sẵn các đĩa.
Các bữa ăn dành cho quan khách tham dự sự kiện dài ngày
Các bữa ăn dành cho quan khách tham dự sự kiện dài ngày

Nhìn chung nên chọn những nơi phục vụ được nhiều món ăn cho bữa sáng và các bữa khác.

3. Ngân sách dành cho bữa ăn

  • Phải giới hạn chi tiêu trong phạm vi ngân sách  cho phép đồng thời phải tính toán sao cho có nhiều sự lựa chọn.
  • Phải làm việc kỹ với người của nơi cung cấp thực phẩm và có thể thay đổi món ăn, hoặc tăng công chế biến để có được món ăn chất lượng hơn.
  • Đối với những chi phí khác như chi phí ở các quán bar hay chi phí mua đồ lưu niệm đều không được tính vào chi cho sự kiện.
  • Những chi phí nào được tính và không được tính vào chi phí sự kiện mà mỗi khách đều được phát.
  • Qua đó khách sẽ biết được những chi tiêu nào mình phải tự trang trải. Không nên chỉ đưa ra chi phí tổng thể mà phải chi tiết cho khách biết để hướng dẫn chi tiêu của họ.
Các bữa ăn dành cho quan khách tại các sự kiện
Các bữa ăn dành cho quan khách tại các sự kiện

Ngoài các món ăn chính như trứng, thịt hun khói, xúc xích, giăm bông, chả, v.v.. còn các món phụ như hoa quả, sữa chua, ngũ cốc, chè thảo mộc, cà phê chứa ít cà phê inv.v… nhằm tăng cường sức khỏe dẻo dai của cơ thể, trí tuệ minh mẫn hưng phấn sẽ tốt cho sự kiện

Các loại rượu và trang bị quầy bar

Nhà tổ chức cần chú ý tới chất lượng của các yếu tố phục vụ trong quầy bar. Chẳng hạn như trang trí hoa, quả tươi và các gia vị làm hấp dẫn đồ uống và làm đẹp cho quầy bar, phải có khăn ăn chất lượng cao hoặc khăn ăn in logo, tránh dùng các cốc nhựa.

  • Mọi thứ đều thể hiện chất lượng cao. Nếu quyết định phục vụ rượu trong bữa ăn phải quyết định việc rót rượu. Có thể bày rượu lên bàn để khách tự rót hay có người phục vụ chỉ rót 1/3 hay 1/2 ly và để rượu có thể bay hơi ra ngoài.

Các loại rượu và trang bị quầy bar

1.Quản lý số rượu

  • Nhà tổ chức cần quản lý số rượu chặt chẽ và tế nhị, đặc biệt là đối với quán bar mở tự do cho mọi người.
  • Yêu cầu nhân viên phục vụ báo cáo thường xuyên số lượng rượu đã được dùng, bao nhiêu chai đã được dùng hết và dựa vào đó để có quyết định.
  • Phải đề phòng những tình huống là khách gọi thêm các đồ uống khác mà bữa ăn không phục vụ hoặc khách yêu cầu phục vụ riêng.
  • Trong những trường hợp cụ thể phải thông báo cho khách biết những gì họ được phục vụ.
  • Cần chú ý số lượng tính toán trên dựa trên tỷ lệ 60/40 giữa vang trắng và vang đỏ, nhưng tỷ lệ trên có thể thay đổi tùy theo thực đơn được chọn và khẩu vị của khách.
  • Rượu vang đỏ có thể tăng lên tới 60%. Nếu sau bữa tối có bài phát biểu hay trò giải trí mà quán bar không mở thì có thể tăng thêm mỗi người 1 chai.
  • Ở một số nơi trên thế giới, nhất là các cùng nắng ẩm hay vùng nhiệt đới, rượu vang không phải là đồ uống phổ biến, đồ uống thường là từ hoa quả tươi, chỉ phục vụ một lượng hạn chế các loại rượu.
  • Khi tính toán số lượng rượu vang cho sự kiện nên tính cả phần dành cho thời gian sau buổi ăn tối.
Quản lý số rượu tại quầy bar trong sự kiện
Quản lý số rượu tại quầy bar trong sự kiện

Người tổ chức cần tính đến việc liệu sau bữa tối quán bar có mở lại không? Có bài diễn văn hay phát biểu nào không, v.v.. có nhiều yếu tố để khách ngồi lại thêm sau khi ăn.

2.Kế hoạch sử dụng rượu

  • Nếu có kế hoạch sử dụng sâm panh vào buổi giới thiệu hoặc kết thúc sự kiện thì cần kiểm tra xem địa điểm có đủ ly dài dùng để uống sâm panh không.
  • Đối với những sự kiện quan trọng của công ty thường sử dụng lý có in logo của công ty và sau đó khách có thể cầm về làm vật kỷ niệm sau khi dùng xong.
  • Phải bố trí việc rửa ly hay cốc đó và đóng gói trước khi tặng cho khách.
  • Nếu có kế hoạch sử dụng sâm panh vào buổi giới thiệu hoặc kết thúc sự kiện thì cần kiểm tra xem địa điểm có đủ ly dài dùng để uống sâm panh không.
  • Đối với những sự kiện quan trọng của công ty thường sử dụng ly có in logo của công ty và sau đó khách có thể cầm về làm vật kỷ niệm sau khi dùng xong.
  • Phải bố trí việc rửa ly hay cốc đó và đóng gói trước khi tặng cho khách.
Các loại rượu và trang bị quầy bar
Các loại rượu và trang bị quầy bar
  • Để tăng thêm không khí của ngày hội vào sự kiện, có thể đặt những bình rượu sâm panh lớn từ 1,5 lít tới 15 lít.
  • Cũng có thể đặt thêm số lượng tương tự với những chai lớn sẽ gây ấn tượng và hứng khởi đối với khách.

Chuẩn bị thực đơn, tổ chức ăn uống trong sự kiện

Chuẩn bị thực đơn

Thực đơn gắn liền với chi phí, chi phí quyết định thực đơn. Thực đơn sẽ chi phối các hoạt động chuẩn bị cho việc phục vụ bữa tiên.

Chuẩn bị thực đơn, tổ chức ăn uống trong sự kiện

1.Dự toán chi phí

  • Trước khi thiết lập thực đơn phải dự toán chi phí, chi phí có thể được lập theo hệ thống dưới đây:
  • Chi phí cố định: chi phí thuê địa điểm và nhân viên phục vụ, chi phí thuê thiết bị. Có những trường hợp sử dụng địa điểm tổ chức sự kiện để ăn tiệc sẽ không phải thuê.
  • Song cũng địa điểm đó yêu cầu phải bố trí sân khấu, ánh sáng và trang trí thì rõ ràng phải tăng thêm chi phí vì bên cung cấp đã cung cấp cho không gian khác.
  • Các chi phí thực phẩm: thông thường chi phí này gắn liền với giá các món ăn mà bên cung cấp thông báo.
  • Các chi phí khác: những chi phí ngoài chi phí thực phẩm và chi phí cố định phục vụ bữa tiệc.
  • Việc xác định các loại chi phí lại phải tuân thủ những nguyên tắc đặt ra đối với một thực đơn bữa tiệc. Sau đây là một số nguyên tắc cần lưu tâm.

2.Không được để thiếu thực phẩm

  • Đây là nguyên tắc cơ bản của lên thực đơn. Tuy nhiên cũng không được lãng phí, cần dự kiến chính xác những món được đưa ra phục vụ và thời gian sử dụng các món đó của khách và khi nào khách đến.
  • Phải bảo đảm đủ các món ăn cho những người đến muộn và chú ý tới các nhóm khách không theo lịch đến cùng một thời điểm làm khách quá đông, không đủ người phục vụ gây rối bận nhầm lẫn sẽ dẫn tới thừa hoặc thiếu món ăn ở các móm khách khác nhau.
Lên thực đơn dự toán chi phí tổ chức ăn uống trong sự kiện
Lên thực đơn dự toán chi phí tổ chức ăn uống trong sự kiện

3.Hãy chọn món ăn theo mùa

  • Khi bắt đầu chuẩn bị thực đơn đã phải tính đến chọn món ăn theo mùa. Món ăn theo mùa vừa thuận lợi về nguồn gốc thực phẩm phong phú, vừa hợp thời tiết khí hậu và an toàn cho khách.
  • Ngoài ra, chọn món ăn theo quốc gia hay khẩu vị địa phương cũng rất hấp dẫn. Không phải ai cũng sẽ ăn món thịt rắn hay cá sấu thậm chí là thịt trâu.

4.Vị trí nhà bếp

  • Phải chú ý xác định vị trí đặt bếp sao cho các món ăn được đưa đến chỗ khách hợp lý nhất.
  • Bếp phải kín đáo và biệt lập với phòng ăn, khách sẽ không nhìn thấy thao tác và cảnh nấu nướng của đầu bếp.
  • Khói bụi, hơi khí ga và khí bếp cũng không bay vào phòng ăn được.
  • Tuy nhiên có những trường hợp đặc biệt lại khác. Có những sự kiện ở một số nước lại trình diễn việc nấu nướng trước mặt các vị khách, trong bữa tiệc thì trưng bày các món ăn địa phương và đầu bếp giải thích cách chuẩn bị nấu nướng và mô tả từng món ăn, đó cũng là điều rất hay và thú vị.
  • Nhà tổ chức cần đưa ra cho khách nhiều sự chọn lựa đồ ăn, đồ uống như món ăn khai vị, món salad và các món ăn phụ nho nhỏ phải được trình bày thật đẹp cùng các món ăn tráng miệng, rượu,bia, v.v…..
  • Ngoài ra còn phải chú ý tới bố trí phòng, trang trí, dịch vụ và di chuyển.
Chuẩn bị thực đơn, tổ chức ăn uống trong sự kiện
Chuẩn bị thực đơn, tổ chức ăn uống trong sự kiện
  • Tại một sự kiện sang trọng có khoảng hơn 1.000 khách, tất cả đồ ăn và đồ uống được đưa ra từ một địa điểm.
  • Ở đó không có vị trí riêng đặt thức ăn hay các quán bar di động, những người phục vụ có thể đi tới vị trí khách từ nhiều phía khác nhau.
  • Các bồi bàn bê khay rượu đi qua các đám đông thật khó cho họ vì phải rất thận trọng, không được để đồ ăn uống trào ra khay.

 

Tổ chức ăn uống trong sự kiện

Đồ uống thích hợp: Căn cứ vào mục đích yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra đối với bữa ăn để xác định đồ uống thích hợp, bạn cần giới hạn đồ uống trong phạm vi nào như rượu đắt tiền, rượu mạnh, sâm panh, vang, v.v…

  • Những loại rượu này rất đắt tiền, ảnh hưởng lớn tới ngân sách. Để giải quyết vấn đề này, có thể giới hạn một số loại đồ uống mà sự kiện cung cấp.
  • Ngoài ra, cá nhân nào muốn dùng sẽ làm việc với khách sạn để dùng rượu quý và phải trả chi phí. Cần làm việc về giá cả các loại đồ uống trước, một giá thống nhất của khách sạn trước đố hay theo mức giá ưu tiên nào đó cho sự kiện.

Tổ chức ăn uống trong sự kiện

1.Rượu và quầy bar

  • Phải luôn bảo đảm đủ người phục vụ trong quầy bar để phục vụ rượu và cần cả người rót rượu cho khách.
  • Nhân viên phục vụ phải biết rõ công việc cụ thể của mình. Phải biết mình ở vị trí nào, thời gian bao lâu.
  • Vị trí quầy rượu cũng quan trọng. Cần tránh tập trung quá đông trong một thời điểm. Cần suy xét xem có sự cho phép đặc biệt nào cho việc có quán bar hoặc kéo dài thời gian phục vụ quầy bar nơi phục vụ đồ uống không?
  • Cần bố trí sao cho tránh trường hợp quá đông hoặc phải xếp hàng chờ dài. Có thể bố trí các quán bar ở xung quanh cùng với bàn và cốc, ly sạch giúp khách ở xung quanh cùng với bàn và cốc, ly sạch giúp khách đi lại dễ dàng và tránh ùn tắc.
  • Tính trung bình một quầy bar phục vụ cho 4-50 người để bố trí quầy cho đủ. Phải bảo đảm có đủ rượu. Không được phép để thiếu rượu hay đồ uống trong tiệc chiêu đãi của sự kiện,
  • Nếu sơ xuất để điều này xảy ra sẽ tạo ấn tượng xấu trong khách tham dự về sự kiện.
Đồ uống trong  sự kiện phải phù hợp với cả một sự kiện tránh những loại đồ uống đắt tiền
Đồ uống trong sự kiện phải phù hợp tránh những loại đồ uống đắt tiền

2.Chi phí

  • Ngoài chi phí cho đồ uống còn những chi phí về tiển thưởng cho người phục vụ, tiền thuế, v.v… Ngoài tổ chức cần thanh toán chi tiết, từ phương pháp tính toán tới các mức chi phí cụ thể.
  • Nên nhớ rằng, phương pháp tính khác nhau dẫn tới mức chi phí rất khác nhau nên việc này phải có sự thống nhất giữa hai bên.
  • Ở nước ngoài, hầu hết các thiết bị đều có thể tính thêm tiền thưởng cho người phục vụ dựa trên phần trăm nhất định hay dựa trên toàn bộ hóa đơn thanh toán.
  • Một số họ phải cộng thêm thuế trên cả hóa đơn và cộng với phần thưởng cho người phục vụ. Nếu khách mời tự đem đồ uống tới thì bạn cũng phải tính tiền mở nắp chai và phục vụ cho những chai đồ uống đó.
  • Tuy nhiên cũng có trường hợp không phải trả thêm tiền phục vụ, điều này còn phụ thuộc vào từng hoàn cảnh cụ thể.
  • Cần chú ý là luôn luôn kiểm soát và duy trì chi phí trong khuôn khổ và giới hạn cho phép.
  • Không để chi phí tự phát sinh sẽ dẫn tới bội chi gây khó khăn cho nhà tổ chức.
Tổ chức ăn uống trong sự kiện phải phù hợp cũng như tiết kiệm được ngân sách nhà tổ chức
Tổ chức ăn uống trong sự kiện phải phù hợp cũng như tiết kiệm được ngân sách nhà tổ chức

3. Kết thúc chiêu đãi

  • Đối với phục vụ cả ăn và uống, cần chú ý không nên kết thúc trước khi nhân viên dọp dẹp xong.
  • Nhà tổ chức phải rất linh hoạt. Trong những lúc sôi nổi nhất thì khách sẽ không muốn tiệc kết thúc và có thể muốn kéo dài phục vụ.
  • Như vậy, nhà tổ chức phải xác định chi phí phục vụ thêm giờ. Tuy vậy, cần cố gắng hướng tiệc chiêu đãi diễn ra theo thời gian dự kiến và chọn thời điểm kết thúc bảo đảm những dư âm tốt kéo dài, hạn chế những khiếm khuyết không đáng có.